System rezerwacji i potwierdzania wizyt

Potwierdzanie rezerwacji i terminów wizyt

Jednym z najważniejszych elementów naszej współpracy z Pacjentami jest wzajemny szacunek. Dokładamy wszelkich starań, aby sprostać Państwa oczekiwaniom, jednocześnie zależy nam na zaufaniu i zrozumieniu. Leczenie wymaga sumienności i opiera się na wspólnej odpowiedzialności Pacjenta i Lekarza. W związku z tym staramy się unikać sytuacji związanych z nagłym odwoływaniem wizyt przez Pacjentów – wykluczając oczywiście sytuacje losowe.

Sprawnie działający w Spokojna Dental House system przypominania i potwierdzania wizyt to ułatwienie bardzo cenione przez naszych Pacjentów oraz narzędzie pozwalające nam na sprawną organizację pracy całego zespołu.

Jak to działa?

• W dniu poprzedzającym zarezerwowany termin spotkania Recepcjonista w godzinach 10.00 – 15.00 kontaktuje się z Pacjentem lub osobą wskazaną do kontaktu w formularzu kwestionariusza medycznego na wskazany numer telefonu, aby potwierdzić przybycie na umówiona wizytę.
• Wizyty poniedziałkowe potwierdzamy w piątek.
• W przypadku problemu z kontaktem telefonicznym, wysyłamy SMS-a lub maila z prośbą o potwierdzenie wizyty. Jest to zarówno przypomnienie dla Państwa, jak i cenna informacja dla Lekarzy, gdyż w przypadku odwołania lub zmiany terminu wizyty, mamy możliwość zaproponowania go innemu Pacjentowi.
• W sytuacji braku potwierdzenia wizyty, gdy Pacjent nie oddzwoni lub nie odpisze na SMS-a do godziny 17.00 dnia poprzedzającego wizytę, automatycznie rezerwacja jest anulowana, a termin oferowany pierwszemu Pacjentowi z listy rezerwowej.
• W przypadku, gdy Pacjent nie może stawić się na umówioną wizytę, proponujemy inny, najbliższy wolny termin.
• Jeśli brak jest wolnego miejsca u lekarza prowadzącego recepcjonista zaproponuje wizytę u innego lekarza. W przypadku sytuacji nagłych, np. ból, kiedy konieczna jest szybka, doraźna wizyta – jest to najskuteczniejsze i najszybsze rozwiązanie problemu.

Odwoływanie i zmiana rezerwacji

Jeśli wiedzą Państwo, iż nie będą mogli stawić się na wizytę w umówionym terminie, prosimy o jak najszybszą informację (najlepiej z minimum 2-dniowym wyprzedzeniem). Pozwoli to nam odpowiednio zaplanować czas i zaoferować go innym, oczekującym pacjentom.
Skuteczne odwołanie wizyty nie dezorganizuje pracy całego naszego zespołu, co jest wyrazem szacunku Państwa dla nas i dla naszej pracy.

Spóźnienia na wizytę

Spóźnienia na wizytę powyżej 20 minut są traktowane jako rezygnacja z wizyty. Po tym czasie przyjmowany jest kolejny zapisany pacjent.

Absencja

• Gdy pacjent nie pojawi się na umówioną i potwierdzoną wizytę, umieszczamy stosowną adnotację w karcie pacjenta.
• W sytuacji, gdy pacjent nie pojawi się na umówioną wizytę dwukrotnie, przed umówieniem kolejnej wizyty zobowiązany będzie do wpłacenia zadatku za gotowość zespołu lekarz-asysta, w kwocie 200 zł za każdą godzinę pracy. Zadatek musi zostać wpłacony osobiście lub na konto placówki najpóźniej na 2 dni robocze przed planowaną wizytą. W przypadku niepojawienia się na tej wizycie zadatek przepada. Jeśli wizyta się odbędzie – zostanie on uwzględniony w rozliczeniu końcowym wizyty.